Pyörittelemme numeroita

Avainsana: liikkeenjohto

  • Sadonkorjuuta, menneestä oppimista ja uusia tavoitteita: yrityksen välitilinpäätös ja taloussuunnitelma

    Sadonkorjuuta, menneestä oppimista ja uusia tavoitteita: yrityksen välitilinpäätös ja taloussuunnitelma

    Tämän jutun vahvana inspiraation lähteenä ja esimerkkikohteena toimii Clarksonin Farmi- tv-sarja, mikä on oiva kurkistusikkuna yrityksen ja maatilan johtamiseen, talouteen, käytännön elämään ja arjen sattumuksiin.

    Syksyllä katsotaan eteenpäin ja kurkataan hetkeksi taakse

    Syksy on erityisen hyvää aikaa tehdä talouden analyysia. Jos yrityksen tilikausi menee kalenterivuoden mukaisesti, niin yli puolet vuodesta on jo tapahtunut ja kaudesta on syntynyt jo paljon dataa ja käsitystä. Voidaan luoda myös jonkunlaista ennustetta, millainen loppuvuodesta tulee ja voidaan arvioida tilikauden kokonaistulosta. Eli sehän on siis välitilinpäätöksen paikka!

    Kun välitilinpäätöksen äärelle istahtaa, niin samalla on hyvä muutenkin paneutua yrityksen tuloihin ja menoihin tarkemmin. Yrityksen performanssia pystyy sitten tarkastelemaan kriittisemmin ja tarkastikin: nähdään mistä raha tulee ja mihin se menee. Siihen tarkoitukseen budjetointi on hyvä työkalu ja se valmistuukin kätevästi samalla välitilinpäätöksen kanssa!

    Jeremy ja Caleb käymässä läpi edellisen satokauden tulosta ja mitkä tekijät siihen vaikuttivat (Kuva: Amazon Prime, Clarkson´s Farm)

    Raakaversio talouden tilasta on olemassa jo heti takataskussa ja käytössä siinä hetkessä, kun tuleekin se ”kova”-tilanne

    Ja kun oikein ollaan miettimässä asioita etupainotteisesti, alkusyksy on hyvää aikaa miettiä jo seuraavaa tilikautta. Silloin voidaan ja myös ehditään vaikuttaa tuleviin tapahtumiin niin, että asiat eivät tapahdu itsestä riippumatta. Esim. jos on tulossa isompia hinta- tai volyymimuutoksia, niin voi olla varsin mielenkiintoista nähdä miten ensi vuosi menisikään. Näin tällainen raakaversio talouden tilasta on olemassa jo heti takataskussa ja käytössä siinä hetkessä, kun tuleekin se ”kova”-tilanne missä tarvitaan tarkempaa tietoa ja suunnittelua. Suunnittelupöydällä on mahdollista kokeilla myös erilaisia skenaarioita jo ennalta.

    Kun ajatustyön on kerran tehnyt ja asiaa on jo mielessään työstänyt, yrittäjä tietää jo suuntaviivat minkä mukaan yritys toimii, silloinkin kun arjessa tapahtuu paljon. Tehdyn päätöksen voi sitten vielä varmistaa ja todentaa päivittämällä aiemmin tehtyä suunnitelmaa/budjettia. Ja vaikka alkuperäinen suunnitelma pikkuisen muuttuisikin, yrittäjällä on hieman parempi käsitys mihin suuntaan tilanne voisi kehittyä ja millaiset ovat yrityksen taloudelliset resurssit uudessa tilanteessa.

    Lampaita Irlannin rannikolta (Kuva: Numeraliksen kuva-arkisto)

    Syksyn merkitys vuoden kierrossa, maatilaesimerkki

    Maatiloilla syksy on hyvä aika tehdä budjettia, kun kesä on takana ja esim. kotieläintilat siirtyvät sisäruokintakaudelle ja rehut on tehty. Alkaa olla tietoa millainen sato pelloilta on tullut, niin määrällisesti kuin laadullisesti, ja alkaa myös hahmottumaan millainen ruokinnan hinta tulee olemaan. Tärkeitä asioita, koska ruokintahan on helpostikin maatilan isoin kuluerä ja sillä tehdään myös isoimmat vaikutukset kulurakenteeseen. Tästä syystä ruokinnan suunnittelu ja tieto ruokinnan hintalapusta olisi erittäin tärkeää.

    ”Mitä tehtiin oikein, mikä meni metsään, ja onko jotain mihin olisi voinut itse vaikuttaa?”

    Hyvänä kakkosena tuleekin sitten usein peltopuolen kuluista lannoitekulut. Katse siirtyy tässä vaiheessa väkisinkin jo seuraavaan kasvukauteen. Katsotaan viljelyn onnistuminen: mitä tehtiin oikein, mikä meni metsään, ja onko jotain mihin olisi voinut itse vaikuttaa. Tai jos olisi voinut paremmin valmistautua, olisiko sillä ollut millainen vaikutus lopputulokseen? Kun seuraavaan kesään lähdetään valmistautumaan, missä vaiheessa hankitaan apulannat ja paljonko ne maksavatkaan markkinoiden muuttuessa? Tätä voi peilata sitten budjettiin ja kassaan, missä menevät oman yrityksen rajat. Tämmöisillä tiedoilla on paljon merkitystä kulurakenteeseen ja tulokseen.

    Oletko katsonut Clarksonin farmia? Siinä käydään nokkelasti ja hauskasti läpi ennen kasvukautta ja kasvukauden päätteeksi, millainen vuosi oli ja missä onnistuttiin ja mitä olisi voinut tehdä toisin. Ja yritetään seuraavana vuonna ottaa opiksi. (Kuva: Amazon Prime, Clarkson´s Farm)

    Kassaa voi joutua varaamaan yllättävänkin paljon tiettyyn ajanhetkeen

    Nämä pohdinnat ovat sitä yrityksen perusarkea ja osa arjen ja myös kokonaistalouden kustannustehokkuutta. Tämän lisäksi tulevat sitten mahdolliset investointitarpeet, mitkä tuovat oman lisämausteensa talouden suunnitteluun. Onko kyseessä uus- vai korvausinvestointi, pystytäänkö se maksamaan kassasta vai pitääkö hankkia jostain rahoitus? Kun investointimenot tapahtuvat yhdessä seuraavan kesän panoshankintojen kanssa, menoerien yhteissummat ovat helposti suuria.

    Rahavirtojen ennustaminen voi olla vaikeaa ilman ennalta mietittyä suunnitelmaa. Maataloudessa voi joutua varaamaan kassaa yllättävänkin paljon tiettyyn ajanhetkeen, että se riittää seuraaviin tuloihin asti. Kesällä menoja syntyy paljon ja iso osa tuloista tulee usein vasta loppuvuonna, kun tuet ovat maksussa.

    Pitkällä aikajänteellä pienistä hukan aiheuttajista voi syntyä isoja summia ja nehän ovat pelimerkkejä mitkä tippuvat yrittäjän sormien välistä aivan huomaamatta

    Toki usein yrityksissä, joilla on useita toimintavuosia jo takana, tehdään asiat suurin piirtein samalla kaavalla ja saatetaan tietää jo kokemuksestakin mikä kassa tiettyyn vuoden hetkeen riittää. Väitän kuitenkin, että joskus olisi näissäkin tapauksissa hyvä laittaa suunnitelmaa paperille. Kun taloutta ei arvioida numeerisesti vaan samaan tuttuun tapaan ”kuten ennenkin on tehty”, siinä voi helposti syntyä hukkaa, kun varsinaista rahan käyttämistä ei seurata tai mitata. Pitkällä aikajänteellä noista pienistä hukan aiheuttajista voi syntyä isoja summia ja nehän ovat pelimerkkejä mitkä tippuvat yrittäjän sormien välistä aivan huomaamatta. Olisiko siinä pieni viilauksen paikka?

    Mukavaa syksyn alkua! Kiintoisia pohdintoja ja hyviä päätöksiä arkeesi toivottaen,

    Numeraliksen Matti  

    Vuoden lopussa epävirallisempi ”tilinpäätös” missä muistellaan mennyttä vuotta ja siirretään katseet lopullisesti kohti tulevaa vuotta. Sarjassa annetaan hienosti arvo hetkelle ja pysähdytään juhlistamaan kauden loppumista vaikka asiat eivät olisi aina menneet täydellisesti. (Kuva: Amazon Prime, Clarkson´s Farm)
  • Yrittäjä, mihin suuntaan ohjaat yritystäsi?

    Yrittäjä, mihin suuntaan ohjaat yritystäsi?

    Kun yrittäjällä arki rullaa, tai vastaavasti kun se ei nimenomaan rullaa, niin molemmissa tilanteissa konttorihommat saattavat jäädä vähemmälle huomiolle. Tuolloin kiinnostus syventyä yrityksensä lukuihin ja lähitulevaisuuteen voi jäädä taka-alalle. Syynä tähän saattavat olla: kiire (ns. tärkeämmät asiat), vaikeus hahmottaa tulevia tilanteita, vaikea taloustilanne tai myös erittäin hyvä taloustilanne. Kaikkia näitä kuitenkin yhdistää sama piirre, yritystoiminnan johtaminen on voinut jäädä hieman taka-alalle ja tavoitteiden toteutumista ei seurata. Tai tavoitteita ei ole alun perin asetettukaan.

    Jos tavoitteita ei ole, miten päästään haluttuun lopputulokseen?

    Vai onko tavoite olemassa, mutta epämääräisesti? Miten siihen päästään?

    Miten seurata yrityksen kehitystä tilikauden aikana?

    Entä tilikauden päätyttyä?

    Voiko tilinpäätöksen yhteydessä todeta tehneensä asiat oikein, jos tavoitteita ei ole miettinyt tilikauden alussa?

    Jack Sparrowin kompassi ei osoita pohjoiseen, vaan asiaan mitä kompassin haltija eniten halajaa
    Jack Sparrowin kompassi ei osoita pohjoiseen, vaan asiaan mitä kompassin haltija eniten halajaa

    Yksinkertainen tavoite ja sen seuranta

    Jos tällainen pohdinta yrityksen johtamisesta tuntuu työläältä, vinkkinä: Ei pidä tehdä siitä liian suurta tai vaikeaa. Oli kyseessä sitten vaikkapa elämäntapamuutos tai muu vastaava uuden asian opettelu; jos asia vaatii liikaa ponnisteluja aiempaan verrattuna, homma kariutuu todennäköisesti ennen aikojaan. Jotta niin ei kävisi, olisi hyvä tunnistaa mikä on tässä hetkessä ja lähitulevaisuudessa tärkein yksittäinen asia ja mikä siinä olisi hyvä tavoite. Ja tavoitteen seuraamiseksi olisi hyvä miettiä ennalta jokin tapa mitata sen toteutumista.

    Kun tämän pohdinnan on jo käynyt läpi, on myöhemmin helpompaa istahtaa alas ja nopeasti tarkistaa tilanne, että ”mihin suuntaan me nyt olemmekaan menossa?”. Korjausliikkeiden tekeminen on myös helpompaa ja siihen saadaan varmuutta. Usein muutosten vaikutuksetkin ovat konkreettisempia, kun tiedetään mitä muutosten tekeminen tulee tarkoittamaan. Lisäksi tällainen toimintatapa aiheuttaa myös sen, että tehdään oikeita asioita oikeaan aikaan, ja sekös onkin vain hyvä asia. Suorastaan täydellistä yrityksen johtamisen kannalta!

    Oikea-aikaisuus

    Jotta yrittäjä olisi oikeaan miettimässä seuraavia ajankohtaisia asioita, vaatii sen, että hänellä olisi aikaa pohdiskella ja suunnitella, ennen kuin asiat ovat tapahtumassa. Yksittäisenä esimerkkinä sähkön ostaminen. Tieto oman sähkön kulutuskäyttäytymisestä, millaisia sopimuksia on tarjolla, mihin hinnat ovat kehittymässä ja milloin aiemmin tehty sopimus on päättymässä? Pelkästään sähkön hinnoitteluun on tullut nykyisin monenlaista instrumenttia ja sopimustyyppiä, jolloin aihepiiriin perehtyminen voi vaatia hetkisen tutustumista. Kun yrittäjällä on aikaa miettiä tällaisia hallinnollisia valintoja, pallo on itsellä ja tulevaan kulurakenteeseen voidaan vaikuttaa itse. Aiheeseen tutustumalla ja oman sähkön käytön pohdinnalla voi jo yhden kahvikupillisenkin aikana syntyä ajatus sähkösopimuksen kilpailuttamisesta tai sopimustyypin muuttamisesta. Vaihtoehtoisesti voisi käydä myös niin, että tuo ajatus syntyy vasta sitten, kun lasku on tullut postiluukusta ja markkinahinnat ovat jo nousseet. On myös mahdollista, että yrittäjä haluaa ulkoistaa tällaiset kilpailutukset ulkopuolisille toimijoille, jolloin yrittäjän ajatuskapasiteettia vapautuu muuhun. 

    Yrittäjän omat tavat ja arki

    No mikä on sitten se tapa, millä tällaista oikea-aikaista, pohdinnallista ja tavoitteellista yrityksen johtamista voisi oikein harrastaa? Siihen ei varmastikaan ole yhtä oikeaa tapaa, mutta kyky mitata muutoksia on tärkeässä roolissa. Ja mittaaminen voi olla määrällistä tai laadullistakin. Silloin tarvittaisiin jonkinlaista dataa, jolloin vaatimuksena huomioiden muistiin laittamiseksi on ainakin paperia ja kynä, tietokone tai mahdollisesti jokin kirjanpidon ohjelma. Toisin sanoen toimistoympäristö. Voisihan se myös olla liikkuvaa mallia, esimerkiksi auton hytti tai miksei vaikka huoltoaseman kahvipöytä. Mikä nyt vain mahdollistaa omien ajatusten siirtämisen johonkin muistiin, jotta niihin voi myöhemmin palata.

    Toisella yrittäjällä ajatukset ovat kirkkaimpina aamulla ensimmäisen kahvikupin ääressä, ennen kuin singahtaa kotitoimistosta liikkeelle. Toisella ajatukset syntyvät parhaiten päivän aikana työn ääressä, niin sanotusti takaraivossa. Tärkeää olisi, että tuohon otollisimpaan hetkeen, olisi aina tarvittavat välineet saatavilla, johon ajatukset voisi laittaa ylös, eikä niitä tarvitse pelkästään muistissa hautoa ja kuormittaa enempää. Ja kun on oikeasti rauhallinen hetki istahtaa alas ja tarkastella firman asioita, on niin sanotusti esityslista jo valmis ja päästään tekemään jo oikeita päätöksiäkin.

    Tavoitteiden seuraaminen ja menetelmät

    Sekin, miten usein istahtaa alas tarkastelemaan nykytilannetta ja tulevia juttuja voi vaihdella paljon. Toiselle se tapahtuu joka aamu, toiselle kerran viikossa, toiselle kerran kuussa. Mutta sitten, jos tuntuu ettei sellaista tapaa ole vielä oikein muodostunut, eikä osaa oikein sanoa kuinka usein tämä rutiini toistuu, kannattaisi miettiä miten sellaisen saisi muodostettua. Itse olen huomannut, että joskus epäsuora lähestymistapa voi olla hyvä ratkaisu, jos tämä rutiinin muodostaminen tuntuu hankalalta. Tällä voi välttää niin sanotun ”tyhjän paperin”-syndrooman. Eli kannattaa luoda jokin foorumi/teema, minkä äärelle istahtaa, ja siinä on jokin tietty syy mikä on helppo ja itsestään selvä. Tämä syy laittaa aivot miettimään firman asioita, jolloin ajatukset alkavat laukata ihan vahingossa muuhunkin ajatusta vaativaan ja sitten niitä arvokkaita asioita saattaa tippua jo ihan sinne paperillekin asti.

    Esimerkkinä voisi toimia vaikkapa budjetin tekeminen ja sen seuranta tietyin väliajoin. Siinä aika kattavasti tulee katsottua mitä on tapahtunut, miten on onnistuttu ja millaisena lähiajat näyttäisivät toteutuvan tämän hetken tiedon valossa? Varsin numeerinen/mekaaninen teema, mutta pakottaa ajatukset tiiviisti yrityksen toimintaan, jolloin voi syntyä paljonkin uusia ajatuksia mitä ei muuten tulisi, jos näitä lukuja ei erikseen tarkastelisi.

    Eväät ja muistiinpanovälineet mukaan

    On hyvä pyrkiä luomaan objektiivinen käsitys, mikä tilanne yrityksellä on tällä hetkellä ja mikä on tärkein asia nyt, ja entä lähitulevaisuudessa? Tämä määrittää tärkeimmän tavoitteen, mihin pyrkiä. Se voi koostua myös osatavoitteista. Tavoitteen toteutumista olisi hyvä jollain konstilla mitata ja kehittymistä seurata. Tämän avulla voit arvioida, miten konkreettisten toimet vaikuttavat yrityksen toimintaan. Ja ne muistiinpanovälineet mukaan, jotta asioita on valmistelu ja takaraivossa työstetty, kunnes tulee – se itselle sopivalla teemalla varustettu- rutiinitsekkaus ja yrityksen johtamisen tärkeä hetki pöydän ääressä.

    Tähän aamupäivään sattuikin tulemaan tällaisia ajatuksia, ja hyödynsin tämän oman teema/foorumi-istunnon näin. Mukavaa alkavaa kevättä täältä konttorin pöydän äärestä! Ulkona on 13 astetta lämmintä ja aurinkoinen kevätilma.