Kun yrittäjällä arki rullaa, tai vastaavasti kun se ei nimenomaan rullaa, niin molemmissa tilanteissa konttorihommat saattavat jäädä vähemmälle huomiolle. Tuolloin kiinnostus syventyä yrityksensä lukuihin ja lähitulevaisuuteen voi jäädä taka-alalle. Syynä tähän saattavat olla: kiire (ns. tärkeämmät asiat), vaikeus hahmottaa tulevia tilanteita, vaikea taloustilanne tai myös erittäin hyvä taloustilanne. Kaikkia näitä kuitenkin yhdistää sama piirre, yritystoiminnan johtaminen on voinut jäädä hieman taka-alalle ja tavoitteiden toteutumista ei seurata. Tai tavoitteita ei ole alun perin asetettukaan.
Jos tavoitteita ei ole, miten päästään haluttuun lopputulokseen?
Vai onko tavoite olemassa, mutta epämääräisesti? Miten siihen päästään?
Miten seurata yrityksen kehitystä tilikauden aikana?
Entä tilikauden päätyttyä?
Voiko tilinpäätöksen yhteydessä todeta tehneensä asiat oikein, jos tavoitteita ei ole miettinyt tilikauden alussa?
Yksinkertainen tavoite ja sen seuranta
Jos tällainen pohdinta yrityksen johtamisesta tuntuu työläältä, vinkkinä: Ei pidä tehdä siitä liian suurta tai vaikeaa. Oli kyseessä sitten vaikkapa elämäntapamuutos tai muu vastaava uuden asian opettelu; jos asia vaatii liikaa ponnisteluja aiempaan verrattuna, homma kariutuu todennäköisesti ennen aikojaan. Jotta niin ei kävisi, olisi hyvä tunnistaa mikä on tässä hetkessä ja lähitulevaisuudessa tärkein yksittäinen asia ja mikä siinä olisi hyvä tavoite. Ja tavoitteen seuraamiseksi olisi hyvä miettiä ennalta jokin tapa mitata sen toteutumista.
Kun tämän pohdinnan on jo käynyt läpi, on myöhemmin helpompaa istahtaa alas ja nopeasti tarkistaa tilanne, että ”mihin suuntaan me nyt olemmekaan menossa?”. Korjausliikkeiden tekeminen on myös helpompaa ja siihen saadaan varmuutta. Usein muutosten vaikutuksetkin ovat konkreettisempia, kun tiedetään mitä muutosten tekeminen tulee tarkoittamaan. Lisäksi tällainen toimintatapa aiheuttaa myös sen, että tehdään oikeita asioita oikeaan aikaan, ja sekös onkin vain hyvä asia. Suorastaan täydellistä yrityksen johtamisen kannalta!
Oikea-aikaisuus
Jotta yrittäjä olisi oikeaan miettimässä seuraavia ajankohtaisia asioita, vaatii sen, että hänellä olisi aikaa pohdiskella ja suunnitella, ennen kuin asiat ovat tapahtumassa. Yksittäisenä esimerkkinä sähkön ostaminen. Tieto oman sähkön kulutuskäyttäytymisestä, millaisia sopimuksia on tarjolla, mihin hinnat ovat kehittymässä ja milloin aiemmin tehty sopimus on päättymässä? Pelkästään sähkön hinnoitteluun on tullut nykyisin monenlaista instrumenttia ja sopimustyyppiä, jolloin aihepiiriin perehtyminen voi vaatia hetkisen tutustumista. Kun yrittäjällä on aikaa miettiä tällaisia hallinnollisia valintoja, pallo on itsellä ja tulevaan kulurakenteeseen voidaan vaikuttaa itse. Aiheeseen tutustumalla ja oman sähkön käytön pohdinnalla voi jo yhden kahvikupillisenkin aikana syntyä ajatus sähkösopimuksen kilpailuttamisesta tai sopimustyypin muuttamisesta. Vaihtoehtoisesti voisi käydä myös niin, että tuo ajatus syntyy vasta sitten, kun lasku on tullut postiluukusta ja markkinahinnat ovat jo nousseet. On myös mahdollista, että yrittäjä haluaa ulkoistaa tällaiset kilpailutukset ulkopuolisille toimijoille, jolloin yrittäjän ajatuskapasiteettia vapautuu muuhun.
Yrittäjän omat tavat ja arki
No mikä on sitten se tapa, millä tällaista oikea-aikaista, pohdinnallista ja tavoitteellista yrityksen johtamista voisi oikein harrastaa? Siihen ei varmastikaan ole yhtä oikeaa tapaa, mutta kyky mitata muutoksia on tärkeässä roolissa. Ja mittaaminen voi olla määrällistä tai laadullistakin. Silloin tarvittaisiin jonkinlaista dataa, jolloin vaatimuksena huomioiden muistiin laittamiseksi on ainakin paperia ja kynä, tietokone tai mahdollisesti jokin kirjanpidon ohjelma. Toisin sanoen toimistoympäristö. Voisihan se myös olla liikkuvaa mallia, esimerkiksi auton hytti tai miksei vaikka huoltoaseman kahvipöytä. Mikä nyt vain mahdollistaa omien ajatusten siirtämisen johonkin muistiin, jotta niihin voi myöhemmin palata.
Toisella yrittäjällä ajatukset ovat kirkkaimpina aamulla ensimmäisen kahvikupin ääressä, ennen kuin singahtaa kotitoimistosta liikkeelle. Toisella ajatukset syntyvät parhaiten päivän aikana työn ääressä, niin sanotusti takaraivossa. Tärkeää olisi, että tuohon otollisimpaan hetkeen, olisi aina tarvittavat välineet saatavilla, johon ajatukset voisi laittaa ylös, eikä niitä tarvitse pelkästään muistissa hautoa ja kuormittaa enempää. Ja kun on oikeasti rauhallinen hetki istahtaa alas ja tarkastella firman asioita, on niin sanotusti esityslista jo valmis ja päästään tekemään jo oikeita päätöksiäkin.
Tavoitteiden seuraaminen ja menetelmät
Sekin, miten usein istahtaa alas tarkastelemaan nykytilannetta ja tulevia juttuja voi vaihdella paljon. Toiselle se tapahtuu joka aamu, toiselle kerran viikossa, toiselle kerran kuussa. Mutta sitten, jos tuntuu ettei sellaista tapaa ole vielä oikein muodostunut, eikä osaa oikein sanoa kuinka usein tämä rutiini toistuu, kannattaisi miettiä miten sellaisen saisi muodostettua. Itse olen huomannut, että joskus epäsuora lähestymistapa voi olla hyvä ratkaisu, jos tämä rutiinin muodostaminen tuntuu hankalalta. Tällä voi välttää niin sanotun ”tyhjän paperin”-syndrooman. Eli kannattaa luoda jokin foorumi/teema, minkä äärelle istahtaa, ja siinä on jokin tietty syy mikä on helppo ja itsestään selvä. Tämä syy laittaa aivot miettimään firman asioita, jolloin ajatukset alkavat laukata ihan vahingossa muuhunkin ajatusta vaativaan ja sitten niitä arvokkaita asioita saattaa tippua jo ihan sinne paperillekin asti.
Esimerkkinä voisi toimia vaikkapa budjetin tekeminen ja sen seuranta tietyin väliajoin. Siinä aika kattavasti tulee katsottua mitä on tapahtunut, miten on onnistuttu ja millaisena lähiajat näyttäisivät toteutuvan tämän hetken tiedon valossa? Varsin numeerinen/mekaaninen teema, mutta pakottaa ajatukset tiiviisti yrityksen toimintaan, jolloin voi syntyä paljonkin uusia ajatuksia mitä ei muuten tulisi, jos näitä lukuja ei erikseen tarkastelisi.
Eväät ja muistiinpanovälineet mukaan
On hyvä pyrkiä luomaan objektiivinen käsitys, mikä tilanne yrityksellä on tällä hetkellä ja mikä on tärkein asia nyt, ja entä lähitulevaisuudessa? Tämä määrittää tärkeimmän tavoitteen, mihin pyrkiä. Se voi koostua myös osatavoitteista. Tavoitteen toteutumista olisi hyvä jollain konstilla mitata ja kehittymistä seurata. Tämän avulla voit arvioida, miten konkreettisten toimet vaikuttavat yrityksen toimintaan. Ja ne muistiinpanovälineet mukaan, jotta asioita on valmistelu ja takaraivossa työstetty, kunnes tulee – se itselle sopivalla teemalla varustettu- rutiinitsekkaus ja yrityksen johtamisen tärkeä hetki pöydän ääressä.
Tähän aamupäivään sattuikin tulemaan tällaisia ajatuksia, ja hyödynsin tämän oman teema/foorumi-istunnon näin. Mukavaa alkavaa kevättä täältä konttorin pöydän äärestä! Ulkona on 13 astetta lämmintä ja aurinkoinen kevätilma.
Vastaa